PRIVACYVERKLARING

Imelda vzw, waaronder ook Den Olm, wil toonaangevend zijn in het aanbieden van gezondheids- en welzijnszorg. Om kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden verwerken we persoonsgegevens. Hierbij hebben we bijzondere aandacht voor de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer. In de eerste plaats willen we u zo goed mogelijk inlichten waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken, hoe we omgaan met informatieveiligheid en welke rechten u kan uitoefenen. 

1 - Begrippen

  • ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
  • ‘Bewoners en gebruikers’: personen die wonen, leven, begeleiding ontvangen en gebruik maken van zorg- en dienstverlening, residentieel, in korverblijf, tijdens dagzorg/activiteitencentrum gedurende dag en/of nacht in of door zorgvoorziening Den Olm;
  • ‘Persoonsgegevens’: elke informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • ‘Verwerking van persoonsgegevens’: elke bewerking of reeks bewerkingen die worden uitgevoerd op persoonsgegevens of op sets van persoonsgegevens, al dan niet op geautomatiseerde wijze, zoals het verzamelen, opnemen, organiseren, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, ophalen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken door middel van overdracht, verspreiding, of anderszins beschikbaar maken, uitlijnen of combineren, beperken, verwijderen of vernietigen;
  • ‘Verantwoordelijke voor de verwerking’: de natuurlijke of rechtspersoon die het doel of de doelstellingen bepaalt waarvoor, en de wijze waarop persoonsgegevens zullen worden verwerkt. In dit geval is Imelda vzw, gelegen te Imeldalaan 9, 2820 Bonheiden, met ondernemingsnummer BE 0409.835.490, verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van bewoners en gebruikers.

De privacyverklaring verklaart hoe Imelda vzw en meer bepaald WZC Den Olm omgaat met uw persoonsgegevens als bewoner en gebruiker en is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

2 - Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

WZC Den Olm bewaart persoonsgegevens van alle bewoners en gebruikers. Deze persoonsgegevens zijn onder meer de volgende:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, achternaam …);
  • Rijksregisternummer;
  • Identificatiegegevens van de overheid (identiteitskaartnummer …);
  • Persoonlijke eigenschappen (geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit …);
  • Contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer …);
  • Financiële gegevens (rekeningnummer…);
  • Sociaal-financiële gegevens
  • Samenstelling van het gezin (partnergegevens, aantal kinderen …);
  • Informatie over levensstijl (voorkeuren …);
  • Gegevens betreffende de gezondheid (anamnese, medicatielijst, Katz-schaal, wensen m.b.t. het levenseinde, medische urgentiefiche…);
  • Interesses, registratie van activiteiten, enz.

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

  • Het opstellen van een administratief dossier (bv.: in het kader van vaste opname en opnameovereenkomsten, wachtlijstbeheer …);
  • Het verstrekken van informatie aan de bewoner/gebruiker (bv.: zorginformatie door zorgverleners, …);
  • Het verstrekken en faciliteren van zorg- en dienstverlening;
  • Het verstrekken en organiseren van verpleegkundige en paramedische zorgen, hierbij inbegrepen de bestelling van de benodigde medicijnen (bv.: toedienen van medicatie, kinesitherapie, pedicure, palliatieve dienstverlening …);
  • Het faciliteren van verwijzingen omwille van nood aan specifieke zorg- en dienstverlening (bv.: een revalidatiecentrum …);
  • Het opstellen van een geïndividualiseerd zorg- en begeleidingsplan;
  • Het organiseren van aangepast transport van en naar het centrum voor dagverzorging en dagopvang;
  • Het verstrekken van gegevens aan externe partijen en overheid (bv.: aan het OCMW, mutualiteiten, het RIZIV, voor aanvragen tot tegemoetkomingen …).

WZC Den Olm verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op een wijze die compatibel is met de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of die door de bewoner en gebruiker worden geautoriseerd. WZC Den Olm neemt verder ook alle passende stappen die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens accuraat, actueel en betrouwbaar zijn ten aanzien van de vooropgestelde doeleinden. 

Houd er wel rekening mee dat u medeverantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid van uw persoonsgegevens. Indien bepaalde informatie gedurende uw verblijf verandert, dient u dit actief te melden bij de administratie van WZC Den Olm.

Op welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

De verwerking van uw persoonsgegevens als bewoner/gebruiker is gerechtvaardigd door het bestaan van een opnameovereenkomst/gebruikersovereenkomst tussen de bewoner/gebruiker en WZC Den Olm of is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die op WZC Den Olm rusten (vb. verstrekking van gegevens betreffende de gezondheid aan overheidsinstanties).

Ten slotte zijn er ook verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor WZC Den Olm uw toestemming vraagt. Voor onder meer het nemen en publiceren van foto’s tijdens activiteiten, het ontvangen en verwerken van zorgverzoeken, het opnemen van bepaalde gegevens in het administratief dossier, ... vragen wij uw toestemming. Voor deze toestemming wordt verwezen naar het toestemmingsformulier in de interne afsprakennota dat apart dient worden ingevuld.

Doorgifte van persoonsgegevens?

Om bepaalde van de hierboven vermelde doeleinden te kunnen realiseren, geeft WZC Den Olm uw persoonsgegevens door aan volgende (soorten) organisaties:

  • EBD (elektronisch bewonersdossier) leveranciers;
  • Externe zorgverleners; 
  • Inspectie- en overheidsdiensten;
  • Sociale zekerheidsinstanties;
  • Mutualiteiten en zorgkassen;
  • Verzekeraars.

Bewaartermijn van persoonsgegevens?

WZC Den Olm neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden of zoals vereist in het kader van een contract of toepasselijke wet. Hierdoor krijgen onderstaande categorieën standaard volgende bewaartermijnen toegekend:

  • 5 jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening aan de bewoner/gebruiker voor gegevens van bewoner/gebruiker;
  • 7 jaar voor facturatiegegevens uit de patiëntenbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp, van de individuele factuur en van de verzamelfactuur.

Indien de bewaartermijn verstreken is, worden de betreffende persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar.

3 - Beveiliging

WZC Den Olm erkent de verantwoordelijkheid om voor de persoonsgegevens die u toevertrouwt een gepast beveiligingsniveau te voorzien. WZC Den Olm neemt dan ook verschillende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging.

Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd. Ook technische maatregelen, waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten

4 - Privacyrechten

U heeft het recht op inzage tot de persoonsgegevens die u aan WZC Den Olm heeft verstrekt. U bent ook gerechtigd om persoonsgegevens die niet meer accuraat zijn, te laten wijzigen, of persoonsgegevens die onvolledig zijn, te laten aanvullen. De gegevens kunnen tevens in gestructureerde, gangbare en digitale vorm verstrekt worden, al dan niet ter overdracht naar andere verwerkingsverantwoordelijken.

Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking. In bepaalde gevallen is een verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om een wettelijke bepaling na te komen of om contractuele verplichtingen te kunnen realiseren. Het naleven van deze verplichtingen heeft dan voorrang op uw recht op bezwaar of uw recht op beperking.

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming gegeven heeft, geldt dat u deze toestemming te allen tijde opnieuw kan intrekken. Deze intrekking doet echter geen afbreuk aan de verwerkingen die voorheen plaatsvonden op basis van de door u gegeven toestemming. U kan ook beroep doen op uw recht op gegevenswissing. Hierbij dient steeds doeleinde, rechtsgrond en redelijkheid van het verzoek in acht genomen te worden. Ook is in bepaalde gevallen een verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om een wettelijke bepaling na te komen of om rechtsvorderingen te kunnen uitoefenen en onderbouwen. Het naleven van deze verplichtingen heeft dan voorrang op uw recht op gegevenswissing.

U kan al deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de administratie via e-mail email.  WZC den Olm verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informatie over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven.

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (post: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail: email).

5 - Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd op een manier die overeenkomt met de geldende privacywetgeving. Over dergelijke wijzingen zal u op toepasselijke wijze worden geïnformeerd.

6 - Contact

Indien je nog vragen hebt over de privacyverklaring of over de wijze waarop Imelda vzw als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt of de uitoefening van je rechten, kan je contact opnemen met de DPO via e-mail (email) of via de post: Imelda vzw, Imeldalaan 9, 2820 Bonheiden.